La corretta DOCUMENTAZIONE cGMP in un'azienda farmaceutica
Silvia Vernotico
"If it isn’t written down, it’s just a rumor"
"Fai quello che è scritto, scrivi quello che fai e se non lo scrivi è come se non lo avessi fatto"
Una buona documentazione costituisce una parte essenziale del sistema di Assicurazione della Qualità, indispensabile per operare in conformità ai requisiti delle Good Manufacturing Practices (GMP). Ogni azienda produttrice di farmaci recepisce la normativa GMP sotto forma di Procedure (SOP, Standard Operating Procedures) interne che descrivono dettagliatamente le attività operative dell'intera azienda. Il Capitolo 4 delle GMP affronta il tema della corretta gestione della documentazione all'interno di una azienda che produca medicinali per uso umano e veterinario. L'obiettivo principale della corretta gestione di un sistema documentale deve essere quello di definire, controllare, monitorare e registrare tutte le attività che direttamente o indirettamente hanno impatto su tutti gli aspetti della qualità del medicinale. Procedure interne chiaramente scritte prevengono gli errori derivanti dalla comunicazione vocale e una documentazione chiara consente la tracciabilità delle attività svolte.
Vediamo insieme i punti chiave per una corretta gestione della documentazione:
La documentazione potrà esistere in diverse forme, tra cui cartacea, elettronica o fotografica. • I documenti dovranno essere definiti, preparati, revisionati e distribuiti con cura. La riproduzione dei documenti da documenti originali non dovrà portare ad errori.
I documenti dovranno essere approvati, firmati e datati da persone competenti e autorizzate. • I documenti non dovranno avere contenuti ambigui. Il titolo, la natura e lo scopo dovranno essere chiaramente indicati. Dovrà essere definita la data per la loro entrata in vigore.
I documenti dovranno essere disposti in modo ordinato ed essere facili da controllare. Lo stile e il linguaggio usati dovranno essere adeguati per l'uso a cui sono destinati. Le Procedure Operative Standard (SOP), le istruzioni di lavoro e i Metodi dovranno essere scritti utilizzando una forma imperativa.
I documenti dovranno essere regolarmente rivisti e tenuti aggiornati. Quando un documento è stato rivisto, deve essere messi in piedi un sistema per impedire l'uso involontario di documenti obsoleti. Solo la documentazione in vigore deve essere disponibile e pronta per l'uso.
I documenti non dovranno essere scritti a mano; tuttavia, quando i documenti richiedono l'inserimento di dati manualmente, dovrà essere previsto uno spazio sufficiente per tali voci. La compilazione manuale dei documenti dovrà essere fatta con una scrittura chiara, leggibile ed indelebile. • I documenti dovranno essere redatti o compilati nel momento in cui si svolgono le singole operazioni, non retrodatando.
Eventuali modifiche a dati o note registrate su un documento dovranno essere sempre accompagnate da data e firma. Le modifiche e/o correzioni su un documento dovrannoconsentire la lettura delle informazioni originali. È previsto, all'occorrenza, la registrazione del motivo della correzione effettuata.
Durante tutto il periodo di conservazione di un documento, i dati devono essere leggibili. Perciò devono essere messi in atto adeguati controlli per assicurare l'integrità del documento durante tutto il suo periodo di conservazione.
La documentazione relativa ai lotti di produzione dovrà essere conservata per un anno dopo la data di scadenza del lotto o almeno cinque anni dopo l'approvazione del lotto da parte della Persona Qualificata, a seconda di quale sia il periodo più lungo. Per i farmaci inclusi in sperimentazioni cliniche, la documentazione del lotto dovrà essere conservata per almeno cinque anni dopo il completamento o l'interruzione dell'ultima sperimentazione clinica in cui il lotto è stato utilizzato.
Per altri tipi di documentazione, come ad esempio la documentazione critica che include i dati grezzi (ad esempio convalide o studi di stabilità) a supporto delle informazioni presenti nell'AIC (Autorizzazione all'Immissione in Commercio), dovranno essere conservati fino a quando l'autorizzazione resta in vigore.
La conservazione dei registri critici deve avvenire in un luogo sicuro, con accesso limitato alle persone autorizzate. Il luogo di stoccaggio deve garantire un'adeguata protezione da perdita, distruzione o falsificazione e da danni dovuti a fuoco, acqua, ecc.
La data può essere registrata con mezzi elettromagnetici o fotografici, ma devono essere disponibili procedure dettagliate relative a qualsiasi sistema adottato. Se la documentazione viene gestita con metodi di elaborazione elettronica dei dati, solo le persone autorizzate dovrebbero essere in grado di inserire o modificare i dati nel computer. L'accesso deve essere limitato da password o altri mezzi e l'accesso ai dati critici deve essere controllato.
Qualsiasi modifica a dati, operazioni, layout, ecc., deve essere tracciata (ad esempio mediante l'apertura di Change Control).
La documentazione dovrà prevedere procedure scritte per l'approvazione o il rifiuto di materiali o prodotti. Dovrà essere redatto un documento che agevoli in tempi rapidi l'eventuale richiamo di un lotto dal mercato.
La documentazione dovrà prevedere istruzioni chiare e dettagliate sulle più importanti apparecchiature di produzione e di controllo. Per le stesse devono essere previsti dei registri (logbook) in cui dovranno essere riportati in ordine cronologico, a seconda dei casi, ogni utilizzo dell'area di produzione, l'apparecchiatura/metodo usato, le tarature effettuate, gli interventi di manutenzione, la pulizia con le rispettive date e l'identità delle persone che hanno compiuto queste operazioni.
Deve essere conservato un inventario dei documenti che fanno parte del Sistema di Gestione della Qualità.
Esistono vari tipi di documenti che sono parte integrante del sistema di documentazione di una azienda farmaceutica. Di seguito è riportato un elenco dei tipi più comuni di documenti, insieme a una breve descrizione di ciascuno.
Manuale di Qualità: documento aziendale che descrive le Politiche, l'organizzazione, le responsabilità e i processi di un'azienda farmaceutica nell'ambito delle proprie competenze e responsabilità.
Procedure Operative Standard (SOP): documenti interni che descrivono in maniera dettagliata tutte le aree funzionali e strutturali di un'azienda farmaceutica.
Batch records: documenti che contengono tutte le informazioni relative alla fabbricazione e al controllo di ciascun lotto di produzione. Forniscono istruzioni dettagliate per attività relative alla produzione, oltre a includere aree nel batch record stesso per documentare tali attività.
Metodi di Analisi: documenti che forniscono istruzioni dettagliate per testare apparecchiature, materie prime, prodotti finiti e altre attività relative alla produzione, ad es. Monitoraggio ambientale di un reparto di produzione ecc.
Specifiche di Analisi: documenti che elencano i requisiti che una materia prima o un prodotto finito devono soddisfare prima di essere rilasciati per la vendita. Il reparto QC confronterà i risultati ottenuti durante le analisi con le specifiche interne per determinare se sono conformi alla specifica in vigore.
Logbooks: registri propri di ciascun reparto o apparecchiatura di reparto che vengono utilizzati per documentare le operazioni svolte, la manutenzione e la calibrazione effettuata, le attività di pulizia ecc, in altre parole tutte le attività che vengono svolte nel reparto o vengono effettuate su quella determinata apparecchiatura.
